Sabías que
- El control está en tus manos: las órdenes de salida son el mecanismo obligatorio para notificar y registrar cualquier cambio en un activo fijo, ya sea de ubicación, responsable o centro de costos.
- Custodia en territorio: cada sede es responsable de velar por la custodia de los activos que tiene cargados. Si un equipo cambia de lugar, se debe generar una orden de salida para que el área de Inventarios pueda realizar la trazabilidad y los cambios respectivos en el sistema.
¿Qué es una orden de salida y cuándo debes tramitarla?
Es el documento oficial que certifica el retiro, traslado o movimiento en general de un activo fijo, y es estrictamente necesaria para autorizar su salida de cualquier sede de Comfenalco Antioquia.
Debes tramitarla en los siguientes casos:
- Movimientos internos y mantenimiento: todo traslado para mantenimiento, actualización de responsable o cambio de ubicación física debe ser autorizado por el responsable de la sede. Esto aplica de igual forma para los activos que se encuentran en la modalidad de trabajo desde casa (residencia del colaborador).
- Equipos portátiles por rol: si por tus funciones utilizas computadores portátiles, cámaras, video beams, teléfonos institucionales u otros dispositivos y debes retirarlos de las instalaciones de la Caja, debes tramitar tu orden de salida a través del aplicativo “Módulo de órdenes de salida” en SAP.
Ten en cuenta Si mueves un activo fijo sin la respectiva orden de salida, este seguirá cargado a tu nombre en el sistema y seguirás siendo el responsable directo de su estado y custodia.
¿Cómo cuidar un activo fijo en el día a día?
- Uso con propósito: Dale exclusivamente el uso destinado por la organización para el desarrollo de tus funciones.
- Prevención de riesgos: Evita exponer los equipos a situaciones o entornos que comprometan su buen estado y seguridad.
- Reporte oportuno: Informa de inmediato a la Unidad de Logística e Inventarios cualquier anomalía que observes en el estado físico o funcional del activo, así como su pérdida o robo.
¿Qué hacer si en tu sede ya no requieren un activo fijo?
Para contribuir con la optimización de los recursos de la Caja, si identificas activos en tu sede que ya no se necesitan pero que se encuentran en buen estado, puedes entregarlos a la Unidad de Logística e Inventarios. De esta manera, podremos reubicarlos en otras sedes o regiones que los estén requiriendo. ¡Hacemos más con un consumo responsable!
Paso a paso: ¿Cómo realizar tu autoinventario?
Mantener tu inventario al día es muy sencillo si sigues estos pasos:
- Inspección física: realiza una revisión visual y física de los activos que actualmente tienes cargados a tu nombre.
- Identificación de novedades: si estás usando activos que no aparecen en tu lista cargada, notifícalo de inmediato a la Unidad de Logística e Inventarios para su regularización.
- Depuración constante: puedes actualizar tu lista de activos fijos asignados en cualquier momento de tu contrato laboral. Solo debes ingresar al aplicativo de Activos Fijos y generar tu extracto consultando el Instructivo GLO-IN-38.
¡Contamos contigo!
Tu compromiso con el cuidado de los activos fortalece la operación y el bienestar de toda nuestra organización.
