Por esta razón, compartimos los lineamientos institucionales establecidos en la nueva Política Operativa de Informes Fiscales (Código: GFI-PO-48, Versión 1), la cual regula la radicación y envío de la información generada por nuestros aplicativos de recaudo.
Esta directriz es de obligatorio conocimiento y aplicación para gerentes, líderes, coordinadores, jefes de área, así como para los equipos de auxiliares administrativos, contables y de tesorería en todas nuestras Sedes, Hoteles y Parques.
Te invitamos a tener en cuenta los siguientes pilares clave para asegurar el éxito del proceso:
Tiempos que debemos cumplir (Periodicidad y plazos)
- Radicación diaria: los informes fiscales deben radicarse diariamente a través del aplicativo Mercurio, a más tardar el un (1) día hábil siguiente a la fecha del recaudo. Se debe generar un radicado individual por cada software legado (Tesoro, OPA, Zeus o Net office).
- Formato de entrega: toda la información consolidada y sus respectivos anexos deben escanearse y cargarse exclusivamente en formato PDF.
- Aprobación de líderes: el líder de la sede, hotel o parque es el responsable directo de validar y aprobar el informe. Para esto, cuenta con un plazo máximo de dos (2) días hábiles después de la radicación.
- Revisión Contable: el área de contabilidad dispondrá de tres (3) días hábiles para la revisión final de los informes antes de enviarlos a gestión documental para su indexación.
Pautas operativas y manejo de novedades
- Días no laborados: durante los días en que no se preste servicio en la sede, no será necesario imprimir ni radicar informes fiscales en cero.
- Soporte ante fallas: si se presentan interrupciones o fallas técnicas en los sistemas de recaudo, el área de Tesorería será la encargada de emitir las directrices y planes de contingencia.
- Recaudos en efectivo o cheque: el radicador debe realizar el registro de forma preliminar en SAP por el valor del recaudo diario, relacionando el número del documento arrojado por el sistema en el campo correspondiente del índice de informes fiscales.
- Reporte de novedades: cualquier eventualidad en el recaudo debe quedar explícitamente registrada en el campo de novedades del índice. Si el dinero se destina a un fin diferente al envío por transportadora o consignación, es obligatorio anexar los soportes del faltante.
- Custodia física: el archivo físico y la correcta conservación del informe fiscal original es responsabilidad interna de cada Sede.
Recordatorio importante sobre el esquema de consecuencias De acuerdo con las referencias normativas vigentes (Estatuto Tributario y Resolución 000055 de 2016), el cumplimiento de este proceso es vital para la Caja. Su inobservancia o la omisión de estos plazos habilitará el escalamiento del caso al área de Gestión Laboral para iniciar el proceso disciplinario correspondiente, según lo estipulado en nuestro Reglamento Interno de Trabajo.
¿Necesitas profundizar en el paso a paso? Consulta el documento completo en nuestra biblioteca de procesos o repasa el instructivo asociado: Radicación y Anexos Informes Fiscales – GFI-IN-153.
Contamos con tu rigurosidad y compromiso para seguir cuidando los recursos de nuestra organización
