Este manual define los pasos, responsabilidades y tiempos para la gestión de los servicios que se prestan entre áreas de la Caja y sedes como hoteles y parques. Su propósito es asegurar que cada solicitud, prestación del servicio y registro contable se realice de manera adecuada, permitiendo mayor control y trazabilidad de la información.
En este proceso intervienen herramientas institucionales como Zeus, donde se gestionan los folios de los servicios prestados, y Mercurio, aplicativo a través del cual se radican las solicitudes y se realiza la gestión documental correspondiente.
Entre los principales lineamientos se destacan:
- El área solicitante debe generar el radicado en Mercurio una vez se confirme la disponibilidad del servicio con la sede.
- La sede prestadora gestiona el radicado de forma paralela al cierre del folio.
- Todos los radicados deben contar con la información completa que respalde la solicitud y la prestación del servicio.
- Se deben cumplir los tiempos definidos para solicitud, aprobación y ejecución.
Asimismo, es fundamental tener en cuenta que todos los servicios prestados mediante traslados internos deben contar con su respectivo radicado en Mercurio, el cual formaliza y respalda la prestación del servicio.
El manual también establece responsabilidades claras para quienes participan en el proceso: áreas solicitantes, aprobadores, sedes prestadoras del servicio y auxiliares contables, quienes cumplen un rol clave en la correcta aplicación de este procedimiento.
Aplicar estos lineamientos contribuye a una gestión más ordenada y transparente. Además, su incumplimiento puede generar impactos en la gestión presupuestal de las áreas involucradas y dar lugar a los procesos correspondientes según lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo.
Seguimos construyendo procesos claros y colaborativos, cuando trabajamos de forma organizada, fortalecemos el bienestar y la confianza dentro de nuestra organización.
