La toma de inventario consiste en verificar de manera presencial la existencia, ubicación y estado de cada uno de los equipos tecnológicos asignados, contrastando la información registrada con la realidad física. Con esta práctica no solo aseguramos el control de nuestros activos, sino que también obtenemos información valiosa para:
- Conocer con precisión qué equipos están en uso, en préstamo, en reparación o en desuso.
- Facilitar la toma de decisiones sobre renovación, reasignación o mantenimiento de equipos.
- Prolongar la vida útil de los activos tecnológicos, dándoles un uso más eficiente y responsable.
- Optimizar los recursos de la organización y reducir costos asociados a reemplazos o mantenimientos innecesarios.
Este proceso es clave porque los equipos tecnológicos son herramientas fundamentales para el desarrollo de nuestras funciones, y su adecuada gestión garantiza que podamos contar con ellos en el momento y lugar donde más los necesitamos.
Si trabajas en sede física:
- Reserva un espacio de tiempo para acompañar la actividad, tu apoyo es fundamental para cumplir con el cronograma.
- Presenta físicamente todos los activos asignados, incluso los que estén guardados o no se utilicen actualmente.
- Ten a la mano las órdenes de salida o soportes de los equipos que estén en mantenimiento, préstamo o reparación.
Si estas en teletrabajo o trabajo en casa:
- Permanece atento a los mensajes que llegarán a tu correo o Teams desde la cuenta TI_activos Comfenalco.
- Valida la lista de activos asignados y reporta cualquier inconsistencia o diferencia frente a los que tengas en tu poder.
- Envía los registros fotográficos solicitados, asegurándote de que se vean claramente la placa y el número serial.
- Responde a las solicitudes en el menor tiempo posible para facilitar la gestión.
Una recomendación adicional
Antes de la visita o solicitud, realiza un auto inventario de los equipos que tienes bajo tu responsabilidad. Esto te permitirá identificar con anticipación si hay algún activo en desuso para devolverlo, y contribuirá a que el proceso sea más ágil y eficiente.
Con tu apoyo y compromiso lograremos que esta toma física del inventario sea exitosa. Recuerda que cuidar nuestros equipos es también cuidar los recursos de todos y asegurar que la tecnología siga siendo una aliada para cumplir nuestro propósito como organización.
Contamos contigo. Entre todos fortalecemos nuestra Caja, haciéndola más eficiente y sostenible.
